Umowa najmu - jak przygotować umowę

Krok 1 
DATA. Obowiązkowo należy wskazać datę i miejsce sporządzenia umowy.

Krok 2
STRONY UMOWY. Należy określić strony umowy, czyli wynajmującego i najemcę.
W przypadku osób fizycznych podaje się ich imiona, nazwiska, adres zamieszkania, numery dowodów osobistych. Jeśli wynajmującym jest firma jej nazwę, adres, numer z rejestru przedsiębiorców i osoby ją reprezentujące. W przypadku najmu okazjonalnego wynajmującym może być tylko osoba fizyczna.

Krok 3
PRZEDMIOT UMOWY. W umowie trzeba też podać adres lokalu, jego powierzchnię, liczbę pomieszczeń. Jeśli lokal ma księgę wieczystą to również jej numer.

Krok 4
TERMIN. Obowiązkowo trzeba wskazać w umowie termin, na jaki jest zawierana może być to zarówno czas oznaczony (np. dwa miesiące, dwa lata lub wskazać konkretną datę), jak i nieoznaczony. Najem zawarty na czas oznaczony kończy się z datą upływu terminu przewidzianego w umowie, najem zawarty na czas nieoznaczony trzeba wypowiedzieć.
Umowa o najem okazjonalny może być zawarta tylko na określony czas, nie dłuższy niż 10 lat.

Krok 5
CZYNSZ. W umowie trzeba podać wysokość czynszu, w jakim terminie i w jaki sposób będzie płatny (np. do rąk wynajmującego lub na rachunek bankowy).

PRZYKŁAD
Strony mogą ustalić, że czynsz wyniesie 1000 zł miesięcznie i będzie płatny z góry do 15 każdego miesiąca.
Umowa najmu mieszkania edytowalny wzór pdf 2021
Krok 6
KAUCJA.
Wynajmujący może uzależnić zawarcie umowy od wpłacenia przez najemcę kaucji zabezpieczającej na pokrycie należności z tytułu najmu. W przypadku najmu zwykłego taka kaucja nie może przekraczać 12-krotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawek obowiązujących w dniu zawarcia umowy. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu lub nabycia jego własności przez najemcę (po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu).
Zwaloryzowana kwota kaucji na dzień jej zwrotu powinna odpowiadać iloczynowi kwoty miesięcznego czynszu obowiązującego w tym dniu i liczby, która po pomnożeniu przez kwotę miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu podpisania umowy najmu stanowiła podstawę ustalenia wysokości pobranej kaucji.

PRZYKŁAD
Pan A. w 2008 r. podpisał umowę najmu, w której zobowiązał się do zapłaty czynszu w wysokości 600 zł miesięcznie. Kaucja zabezpieczająca stanowiła 2-krotność miesięcznego czynszu, czyli 1200 zł. W 2010 r. miesięczny czynsz pana A. wynosił już 700 zł. Pan A. wypowiada umowę najmu i wyprowadza się. Właściciel musi mu zwrócić w ciągu miesiąca 1400 zł, czyli 2-krotność aktualnego miesięcznego czynszu.
W przypadku najmu okazjonalnego kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu okazjonalnego.

Krok 7
OPŁATY ZA MEDIA. Strony mogą w umowie ustalić, kto będzie pokrywał opłaty m.in. za wodę, gaz, c.o., energię elektryczną. Opłaty te mogą być pobierane przez właściciela tylko wówczas, gdy korzystający z lokalu nie ma zawartej umowy bezpośrednio z dostawcą mediów lub dostawcą usług.
W przypadku najmu okazjonalnego - oprócz czynszu, właściciel pobiera jedynie opłaty niezależne od właściciela, chyba że umowa stanowi inaczej.

Krok 8 
DODATKOWE ZOBOWIĄZANIA.Strony w umowie mogą zawrzeć dodatkowe ustalenia dotyczące np. wzajemnych praw i obowiązków. Na przykład  najemca ma prawo dokonać nakładów zwiększających wartość przedmiotu najmu za zgodą i w zakresie uzgodnionym każdorazowo w formie pisemnej z wynajmującym. Inne postanowienie najemca ma prawo do bezpłatnego korzystania z parkingu samochodowego znajdującego się przed budynkiem.

ZAPAMIĘTAJ
Przed wydaniem lokalu najemcy należy sporządzić protokół i określić w nim stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Protokół  będzie stanowił podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu.

Krok 9 
WYPOWIEDZENIE. W przypadku najmu zwykłego należy zastrzec w umowie, że do wypowiedzenia umowy najmu mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Jeśli zawieramy umowę o najem okazjonalny należy określić w umowie warunki wypowiedzenia umowy.

Krok 10 
PODPISY. Aby umowa była ważna, trzeba pamiętać o własnoręcznych podpisach stron.

DODATKOWE PROCEDURY PRZY NAJMIE OKAZJONALNYM

Krok 11
ZAŁĄCZNIKI.Do umowy o najem okazjonalny muszą być obowiązkowo załączone:
• oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddał się on egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego lokalu w terminie wskazanym przez właściciela;
• wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu;
• oświadczenie właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w lokalu wskazanym w oświadczeniu. Na żądanie wynajmującego oświadczenie to powinno być opatrzone notarialnie poświadczonym podpisem.

Krok 12
ZGŁOSZENIE DO URZĘDU SKARBOWEGO.Właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela, w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu.
Na żądanie najemcy właściciel ma obowiązek przedstawić potwierdzenie zgłoszenia.
Niedopełnienie tego obowiązku skutkować będzie wyłączeniem stosowania przepisów specjalnych dla najmu okazjonalnego. Właściciel nie będzie więc miał prawa eksmitować najemcy bez konieczności przeprowadzenia postępowania eksmisyjnego. Umowy o najem zwykły nie zgłasza się do urzędu skarbowego.

PODSTAWA PRAWNA:
• ustawa z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.).• art. 659692 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 ze zm.).